Τι είναι το PMS και χρειάζεται ένα μικρό ξενοδοχείο;

Είναι Ιούλιος, έχετε 14 δωμάτια και το ίδιο δίκλινο μόλις κλείστηκε από το Booking.com και από το Airbnb με δέκα λεπτά διαφορά. Το τετράδιο της ρεσεψιόν λέει ότι είναι ελεύθερο. Το Excel λέει ότι είναι πιασμένο από χθες. Κάποιος πρέπει να πάρει τηλέφωνο έναν επισκέπτη και να του εξηγήσει.

Αν σας έχει συμβεί, ήδη ξέρετε γιατί υπάρχουν τα PMS. Αν όχι ακόμη, αυτό το άρθρο εξηγεί τι είναι, τι κάνει στην πράξη και πότε ένα μικρό ξενοδοχείο ή μια μονάδα ενοικιαζόμενων δωματίων το χρειάζεται πραγματικά.

Τι είναι το PMS, με απλά λόγια

PMS σημαίνει Property Management System. Στα ελληνικά θα το ακούσετε κυρίως ως πρόγραμμα ξενοδοχείου ή ξενοδοχειακό πρόγραμμα. Είναι το λογισμικό όπου ζει η καθημερινή λειτουργία του καταλύματος: ποια δωμάτια έχετε, ποιος μένει πού, πόσο πλήρωσε, τι χρωστάει και ποιο παραστατικό του κόψατε.

Σκεφτείτε το σαν το βιβλίο κρατήσεων της ρεσεψιόν, μόνο που ενημερώνεται μόνο του, το βλέπετε από το κινητό και δεν μπορεί να το διαβάσει λάθος κάποιος που βιάζεται.

Δεν είναι το ίδιο με το extranet του Booking.com. Το extranet δείχνει μόνο τις κρατήσεις που ήρθαν από το Booking. Το PMS δείχνει όλες: από τα OTAs, από το τηλέφωνο, από email, από το site σας και τον walk-in που μπήκε απόψε στις έντεκα.

Τι κάνει μέσα στη μέρα

Ας πάρουμε μια συνηθισμένη μέρα σε ένα κατάλυμα 10 με 30 δωματίων.

Το πρωί ανοίγετε το ημερολόγιο κρατήσεων και βλέπετε με μια ματιά ποιοι φεύγουν, ποιοι έρχονται και ποια δωμάτια πρέπει να καθαριστούν πρώτα. Η καμαριέρα το βλέπει κι εκείνη στο κινητό της, οπότε δεν χρειάζεται χαρτάκι.

Το μεσημέρι έρχεται μια κράτηση από το Expedia. Μπαίνει αυτόματα στο ημερολόγιο και η διαθεσιμότητα κλείνει σε όλα τα άλλα κανάλια. Αυτό το κομμάτι το κάνει ο channel manager, που σε ένα σύγχρονο πρόγραμμα είναι μέρος του ίδιου συστήματος και όχι ξεχωριστή συνδρομή.

Το απόγευμα κάνετε check-in σε μια οικογένεια. Τα στοιχεία τους είναι ήδη εκεί, η προκαταβολή φαίνεται πληρωμένη και το υπόλοιπο χρεώνεται με δύο κλικ. Το παραστατικό εκδίδεται και διαβιβάζεται στο myDATA χωρίς να ανοίξετε άλλο πρόγραμμα.

Το βράδυ, αντί να μετράτε στο Excel, βλέπετε πληρότητα, μέση τιμή και πόσα πληρώσατε σε προμήθειες αυτόν τον μήνα.

Τίποτα από αυτά δεν είναι μαγικό. Είναι απλώς δουλειά που αλλιώς κάνετε με το χέρι, δύο και τρεις φορές.

Χρειάζεται PMS ένα μικρό ξενοδοχείο;

Η ειλικρινής απάντηση είναι ότι εξαρτάται, αλλά το όριο είναι πιο χαμηλά απ' όσο νομίζουν οι περισσότεροι.

Αν έχετε τρία δωμάτια, ένα μόνο κανάλι και τα κάνετε όλα μόνος σας, ένα καλό ημερολόγιο και λίγη πειθαρχία μπορεί να φτάνουν. Μόλις όμως ισχύσει ένα από τα παρακάτω, το χειροκίνητο σύστημα αρχίζει να σας κοστίζει.

Πουλάτε σε δύο ή περισσότερα κανάλια. Από τη στιγμή που το ίδιο δωμάτιο εμφανίζεται σε Booking.com και Airbnb, η ενημέρωση με το χέρι είναι θέμα χρόνου μέχρι να σας ξεφύγει. Ένα overbooking σε αιχμή σεζόν δεν κοστίζει μόνο την κράτηση. Κοστίζει μια κακή κριτική που μένει εκεί για χρόνια.

Δουλεύει κι άλλος άνθρωπος στη ρεσεψιόν. Όταν η πληροφορία ζει στο κεφάλι σας ή στο δικό σας τετράδιο, ο συνάδελφος της βραδινής βάρδιας μαντεύει.

Ο λογιστής σας ζητάει κάθε μήνα το ίδιο αρχείο. Με το myDATA, τα ηλεκτρονικά παραστατικά και το τέλος ανθεκτικότητας ανά διανυκτέρευση, τα φορολογικά ενός ξενοδοχείου δεν είναι πια μια δουλειά που αφήνεις για το τέλος του μήνα.

Θέλετε περισσότερες απευθείας κρατήσεις. Για να δέχεται το site σας κρατήσεις, κάτι πρέπει να ξέρει τη διαθεσιμότητα σε πραγματικό χρόνο. Αυτό το κάτι είναι το PMS.

Τι κοστίζει να μην έχετε

Το κόστος ενός προγράμματος το βλέπετε στη συνδρομή. Το κόστος της απουσίας του δεν το βλέπει κανείς, γιατί είναι μοιρασμένο σε μικρά κομμάτια.

Είναι η μισή ώρα κάθε πρωί που περνάτε αντιγράφοντας κρατήσεις από το ένα παράθυρο στο άλλο. Είναι η τιμή που αλλάξατε στο Booking και ξεχάσατε στο Airbnb, οπότε πουλήσατε μια εβδομάδα του Αυγούστου με την τιμή του Μαΐου. Είναι η προκαταβολή που κανείς δεν θυμάται αν πληρώθηκε. Και είναι το ότι δεν μπορείτε να φύγετε μια μέρα από το κατάλυμα, γιατί όλα περνάνε από εσάς.

Δεν θα σας δώσουμε ένα νούμερο, γιατί κάθε κατάλυμα είναι διαφορετικό. Δοκιμάστε όμως να μετρήσετε μία εβδομάδα πόσες ώρες πάνε σε τέτοιες δουλειές. Οι περισσότεροι ξενοδόχοι που το κάνουν εκπλήσσονται.

Τι να ψάξετε σε ένα PMS για μικρό κατάλυμα

Τα μεγάλα ξενοδοχεία έχουν IT και χρόνο για εκπαίδευση. Εσείς πιθανότατα όχι. Οπότε τα κριτήρια είναι λίγο διαφορετικά.

Να είναι ένα σύστημα, όχι τρία. Ημερολόγιο, channel manager, μηχανή κρατήσεων και παραστατικά στο ίδιο μέρος. Αν για τα βασικά χρειάζεστε δύο ακόμη συνδρομές δίπλα του, η απλοποίηση που ψάχνατε δεν ήρθε ποτέ.

Να ξέρει τα ελληνικά φορολογικά. Η διαβίβαση στο myDATA και το τέλος ανθεκτικότητας πρέπει να γίνονται μέσα στη ροή της κράτησης, όχι με εξαγωγές και ανεβάσματα. Γράψαμε αναλυτικά γιατί τα διεθνή συστήματα δυσκολεύονται εδώ.

Να δουλεύει από το κινητό. Σε ένα μικρό κατάλυμα σπάνια κάθεται κανείς σε γραφείο. Αν το πρόγραμμα θέλει υπολογιστή για να δεις τις αφίξεις, θα καταλήξετε να το αποφεύγετε. Γι' αυτό τα περισσότερα καταλύματα σήμερα πάνε σε cloud λύση αντί για πρόγραμμα εγκατεστημένο σε server.

Να το στήνετε σε μέρες. Η μεταφορά δωματίων, τιμών και των κρατήσεων που ήδη έχετε δεν πρέπει να είναι έργο μηνών. Ρωτήστε ποιος την κάνει, εσείς ή εκείνοι.

Να απαντάει κάποιος στα ελληνικά. Τον Αύγουστο, όταν κάτι κολλήσει στις δέκα το βράδυ, η λίστα χαρακτηριστικών δεν σας βοηθάει. Ένας άνθρωπος στο τηλέφωνο σας βοηθάει.

Αν θέλετε μια πιο αναλυτική λίστα, έχουμε πέντε ερωτήσεις να κάνετε πριν διαλέξετε PMS.

Πώς να ξεκινήσετε χωρίς να χαλάσετε τη σεζόν

Η καλύτερη στιγμή για να αλλάξετε σύστημα είναι εκτός σεζόν, όταν έχετε χρόνο να μάθετε το πρόγραμμα πριν έρθει η πίεση. Αν διαβάζετε αυτό τον χειμώνα, είστε σε καλή θέση.

Ξεκινήστε με τα απλά. Περάστε τα δωμάτια και τις κρατήσεις που έχετε ήδη για την επόμενη χρονιά, συνδέστε πρώτα το κανάλι που σας φέρνει τις περισσότερες κρατήσεις και αφήστε τα υπόλοιπα για μετά. Σε δύο εβδομάδες καθημερινής χρήσης θα ξέρετε αν σας ταιριάζει.

Αν θέλετε να δείτε τι καλύπτει ένα πλήρες πρόγραμμα ξενοδοχείου και πώς θα έμοιαζε στο δικό σας κατάλυμα, ρίξτε μια ματιά στο PMS του Roomismo για μικρά ξενοδοχεία ή κλείστε ένα demo 30 λεπτών. Θα το δείξουμε με τα δικά σας δωμάτια, όχι με ένα παράδειγμα.