Γιατί τα διεθνή PMS δυσκολεύονται με τα ελληνικά καταλύματα (και τι να ψάξετε)

Αν τρέχετε ξενοδοχείο ή κατάλυμα στην Ελλάδα και χρησιμοποιείτε διεθνές PMS, πιθανότατα έχετε ήδη ζήσει την παρακάτω σκηνή. Είναι Παρασκευή απόγευμα. Ο λογιστής σας ζητάει το αρχείο MyDATA. Το PMS σας δεν μιλάει με την ΑΑΔΕ. Στέλνετε CSV. Κάτι λείπει. Επανέρχεται με ερωτήσεις. Παρασκευή βράδυ.

Τα διεθνή PMS, τα Cloudbeds, τα Mews, τα Little Hotelier, είναι καλά εργαλεία. Απλώς δεν χτίστηκαν για την Ελλάδα. Και αυτό φαίνεται κάθε φορά που πρέπει να τιμολογήσετε με τον σωστό συντελεστή ΦΠΑ σε νησί, να εφαρμόσετε ΤΑΚΚ, να χειριστείτε μακρά διαμονή άνω των 60 ημερών, ή απλά να μιλήσετε στα ελληνικά με κάποιον που καταλαβαίνει τι ζητάτε.

Ας δούμε πού ακριβώς σπάει το πράγμα, και τι να ψάξετε αν αξιολογείτε αλλαγή PMS.

Το πιο σοβαρό κενό: MyDATA και ΑΑΔΕ

Το MyDATA δεν είναι προαιρετικό. Κάθε παραστατικό, κάθε απόδειξη, κάθε ακύρωση, χρειάζεται διαβίβαση στην ΑΑΔΕ μέσα σε καθορισμένα χρονικά πλαίσια. Αυτό αφορά κάθε επιχείρηση φιλοξενίας στη χώρα.

Τα περισσότερα διεθνή PMS λύνουν αυτό το πρόβλημα με ένα από δύο μοντέλα. Είτε δεν το λύνουν καθόλου και σας λένε να εξάγετε CSV στον λογιστή σας, είτε ενσωματώνονται με τρίτο εργαλείο τιμολόγησης που πληρώνετε ξεχωριστά, και που δουλεύει συνήθως καλύτερα μεν, αλλά είναι ακόμα ένα κομμάτι του stack που πρέπει να συντηρείτε.

Καμία από τις δύο επιλογές δεν είναι πραγματικά native. Αυτό σημαίνει διορθώσεις ΜΑΡΚ, καθυστερήσεις στη διαβίβαση, χαμένες αποδείξεις σε χαοτικές περιόδους όπως οι 15 του Αυγούστου ή οι γιορτές των Χριστουγέννων.

Οι παλιοί παίκτες της ελληνικής αγοράς, όπως η Digitelia ή η hotelpoint, έχουν ιστορικά καλύτερη κάλυψη εδώ. Είναι το νο1 πλεονέκτημά τους έναντι των διεθνών. Αλλά αρκετοί έχουν μείνει πίσω σε άλλους τομείς που μετράνε εξίσου, όπως η εμπειρία στο cloud, η χρήση από κινητό, η σύνδεση με μοντέρνες OTA όπως η Vrbo ή η Hostelworld.

ΤΑΚΚ: το νέο τέλος που έχει σπάσει πολλούς

Από τον Ιανουάριο του 2024, το παλιό τέλος διαμονής αντικαταστάθηκε από το Τέλος Ανθεκτικότητας στην Κλιματική Κρίση. Διαφορετικοί συντελεστές ανά κατηγορία καταλύματος, διαφορετικοί συντελεστές για χειμώνα και καλοκαίρι, διαφορετικός χειρισμός για διαμερίσματα, ενοικιαζόμενα και ξενοδοχεία ανά αστέρια.

Πολλά διεθνή PMS απλά δεν το γνωρίζουν. Σας ζητάνε να το προσθέσετε σαν "extra fee" στο πακέτο, χωρίς logic, χωρίς αναφορές. Έτσι έχετε ένα τέλος που δεν διαχωρίζεται στις αναφορές, χωρίς σαφές παραστατικό, και έναν λογιστή που σας πρήζει στο τέλος του τριμήνου.

Το πρόβλημα δεν είναι μόνο τεχνικό. Είναι ότι δεν υπάρχει σαφής υπεύθυνος. Όταν αλλάζει ο νόμος, το διεθνές PMS σας δεν θα κάνει καμία ενημέρωση από μόνο του. Θα πρέπει εσείς να το ανακαλύψετε, να το κάνετε χειροκίνητα, να το δοκιμάσετε στην πρώτη κράτηση που θα έρθει, και να ελπίζετε ότι το κάνατε σωστά.

Νησιωτικός ΦΠΑ: 24 νησιά, ένα μυαλό

Στα 24 νησιά με μειωμένο καθεστώς ΦΠΑ (Σαμοθράκη, Λήμνος, Λέσβος, Χίος, Σάμος, Ικαρία, Κάλυμνος, Λέρος, Κως και τα υπόλοιπα), ο σωστός συντελεστής εφαρμόζεται σε όλες τις παρεχόμενες υπηρεσίες, συμπεριλαμβανομένης της διαμονής.

Τα διεθνή PMS δεν έχουν ιδέα ότι αυτό υπάρχει. Σε κάποια θα χρειαστείτε ξεχωριστή ρύθμιση tax profile για κάθε υπηρεσία. Σε κάποια άλλα δεν μπορείτε καν να ορίσετε διαφορετικό συντελεστή ΦΠΑ ανά τοποθεσία, οπότε αν διαχειρίζεστε καταλύματα και σε νησί και σε ηπειρωτική Ελλάδα, χρειάζεστε δύο instances του PMS, δύο logins, δύο πηγές δεδομένων.

Η απλούστερη λύση είναι ένα PMS που ξέρει εξαρχής σε ποιο νησί ανήκει το κατάλυμά σας και εφαρμόζει αυτόματα τον σωστό συντελεστή.

Μακρά διαμονή πάνω από 60 ημέρες

Φέτος προστέθηκε ακόμα ένας κανόνας. Κρατήσεις άνω των 60 συνεχόμενων ημερών έχουν διαφορετική φορολογική μεταχείριση. Αντί για ΤΑΚΚ και δημοτικό τέλος διαμονής, εφαρμόζεται Ψηφιακό Τέλος Συναλλαγής 3,6%.

Αυτό αφορά κυρίως μικρά καταλύματα, βραχυχρόνιες μισθώσεις και Airbnb-style διαχειριστές. Για να γίνει σωστά, το PMS πρέπει να ξέρει εκ των προτέρων τη συνολική διάρκεια της κράτησης και να προσαρμόσει τη φορολογία από την πρώτη ημέρα. Όχι εκ των υστέρων, με ακυρώσεις και επανεκδόσεις παραστατικών.

Το Hosthub, που είναι ένα από τα πιο γνωστά εργαλεία για Airbnb hosts στην Ελλάδα, δεν είναι κανονικό PMS. Είναι channel manager με κάποια PMS-like χαρακτηριστικά. Δεν θα σας λύσει αυτό το πρόβλημα. Τα διεθνή PMS που χτίστηκαν για ξενοδοχεία αγνοούν εντελώς αυτή τη διάκριση, γιατί στην πατρίδα τους δεν υπάρχει αντίστοιχος κανόνας.

Ελληνικές τράπεζες, ελληνικά POS

Πληρωμές. Αυτό είναι το άλλο μεγάλο κομμάτι όπου οι διεθνείς λύσεις σας περιορίζουν.

Τα περισσότερα ξενοδοχεία στην Ελλάδα δουλεύουν με Viva Wallet, με Stripe, ή με POS της τράπεζάς τους (Εθνική, Πειραιώς, Eurobank, Alpha Bank). Τα διεθνή PMS συνήθως υποστηρίζουν Stripe και ίσως PayPal. Δεν συνδέονται κατευθείαν με τα φορητά POS που έχετε στη ρεσεψιόν, οπότε η συμφωνία μεταξύ κράτησης και πληρωμής γίνεται χειροκίνητα.

Το αποτέλεσμα είναι ένας υπάλληλος που το βράδυ ψάχνει αν ο πελάτης που πλήρωσε με κάρτα στο POS της Πειραιώς αντιστοιχεί στην κράτηση του δωματίου 304. Λάθη γίνονται. Και όταν γίνονται, χαλάνε οι αναφορές, χαλάει η συμφωνία τραπέζης, χαλάει το MyDATA. Είναι κασκαντίν.

Υποστήριξη στα ελληνικά, από κάποιον που καταλαβαίνει

Είναι Κυριακή πρωί. Το booking engine σας έχει σπάσει, οι κρατήσεις δεν περνάνε. Καλείτε τον vendor σας. Αμερικανική εταιρεία. Καμία απάντηση μέχρι Δευτέρα.

Πάλι, οι παλιοί ελληνικοί παίκτες έχουν εδώ ένα πλεονέκτημα. Αλλά πολλοί δεν έχουν επενδύσει σε σύγχρονα κανάλια υποστήριξης. Μερικές φορές καλείτε ένα σταθερό τηλέφωνο και ελπίζετε.

Αυτό που χρειάζεστε δεν είναι 24/7 support center με chatbot. Είναι κάποιος που μιλάει ελληνικά, που ξέρει τη διαφορά μεταξύ ΤΑΚΚ και τέλους διαμονής, και που σας απαντάει σε εύλογο χρόνο όταν χρειαστεί.

Τι να ψάξετε σε ένα PMS για ελληνικό κατάλυμα

Όταν αξιολογείτε επιλογές, βάλτε αυτή τη checklist μπροστά σας:

• Native MyDATA / ΑΑΔΕ διασύνδεση, όχι μέσω τρίτου εργαλείου
• Αυτόματος υπολογισμός ΤΑΚΚ, με σαφείς αναφορές
• Σωστός χειρισμός μειωμένου νησιωτικού ΦΠΑ
• Logic για κρατήσεις άνω των 60 ημερών (Ψηφιακό Τέλος Συναλλαγής 3,6%)
• Σύνδεση με ελληνικές τράπεζες και φορητά POS
• Πλήρες ελληνικό περιβάλλον, όχι machine translation
• Ελληνική υποστήριξη από ανθρώπους
• Σύγχρονο cloud, mobile-first εμπειρία
• Ενεργή ανάπτυξη και τακτικά updates

Αν το PMS που εξετάζετε δεν περνάει 7 από τα 9, σκεφτείτε ξανά.

Που το πάμε από εδώ

Το Roomismo χτίστηκε ακριβώς γιατί κανένα από τα παραπάνω δεν λυνόταν καλά. Είμαστε ελληνική ομάδα, με ελληνικούς πελάτες, και οι κανόνες της ΑΑΔΕ δεν είναι κάτι που διαβάζουμε σε docs. Είναι η καθημερινότητά μας.

Αν θέλετε να δείτε πώς δείχνει αυτό στην πράξη, διαβάστε γιατί ένα ελληνικό PMS κάνει διαφορά ή κλείστε ένα demo.